今日はデザイナー養成講座の受講生さんから緊急の相談がありました。
それは「スケジュールがパツパツでどうしたら良いのか分からなくなってしまってる」というもの。
そこで今日はフリーランスデザイナーがスケジュールの立て方で気を付けるポイントについて書いていこうと思います。
動画でもお話させていただいてます
ツールはGoogleカレンダーがオススメ
Googleカレンダーがおすすめなのには7つの理由があります。
- 無料で使える
- スマホでもパソコンでも使える上に、クラウドなので無くす、消えることがない
- 1度予定を入力すれば1日、1週間、1ヶ月と表示を変えられるため、紙の手帳のようにマンスリーのページに書き込んだあとウィークリーのページに書き込む、といった作業が発生しない
- 予定毎に色を変えられるので視覚的に確認しやすい
- 「予定を繰り返す」機能があるため、毎週月曜日、や隔週水曜日、毎月第2火曜日、といった予定も、1度の入力で済む
- タスクやリマインダーを一元管理できる
- 人に共有できる
見ての通り、無料で使えるのにかなり高機能なのです！
ポイントは全ての予定を入れること
これは私流の使い方にはなるのですが、睡眠や食事の時間、休憩も含め、1日の予定を全てGoogleカレンダーに入力します（カテゴリ毎に色分け）。
なぜか？
これは私自身の習性として、仕事に熱中すると他のことをおざなりにする傾向があるからです。。汗
ですので、まず先に、全部の日に睡眠や休憩の予定を「繰り返し」機能で入れておきます。
また、もちろん仕事の予定も全て入力します。
全て、というのは、デザインや資料作成などの「一人で行う作業の時間」もです。
デザイナーさんで一番やってしまっているスケジュールの入れ方が、
人と会う予定、つまり、ミーティングや取材などだけをスケジュールとして入れているというものです。
このスケジュールの組み方はとても危険です。
なぜなら、ミーティングや取材が入らなかった余った時間=作業の時間になってしまい、
気付いたら作業する時間が全然ない！という状況になってしまっていることが往々にしてあるからです。
本日ご相談があった受講生さんも、まさにその状況でした。
作業=余った時間ですること、
ではありません。
デザイナーはデザインが本職です。
ましてやフリーランスのデザイナーは通常他に頼める人がいないので、自分が止まれば制作が完全に止まります。
その状況に追い込まれると何も完成しません。
ですので、すでに受注が決まっている制作案件に関しては、必ず決まった段階で何日の何時～何時にその案件の作業をする、ということを決めておきましょう。
そしてその時間には他の予定を入れないようにしましょう。
想定外の予定のためにバッファを取っておく
よく、作業時間を決めているのに、そこに後から人との予定を入れてしまう人がいますが、
それは自分との約束を破ることになるので、おススメしません。
もし、後から人との約束を入れたいのであれば、前もって「人との約束が入るかもスペース」をつくっておいて、それを加味してスケジュールを組んでおくと良いです。
また、「作業にどれくらいかかるかわからない」という質問も受けるのですが、自分がざっとこれくらいかな？と思う時間の2倍にしておくと良いかと思います。
人間は希望的観測をしがちで、本来かかる時間の3分の2か半分の時間で見積もってしまう傾向があるからです。
そして、この後に書く「行動ログ」で、作業時間が読めないというお悩みも解決していきます。
行動のログを録る
そして、ここからがさらに重要なポイント。
最初に登録したスケジュールを、1日の終わりに(もしくは翌日朝でもOK)実際行動した通りに修正してください。
自分の予測が実際とどれだけズレたかの確認をするためです。
この振り返りを行うことで、
「思ってたよりも進んでないな、次回は予想よりももう少し時間を取った方がいいな(もしくは何か時短するポイントがあるかも)」といったことを考えられるようになります。
そうすると、だんだんと作業にかかる時間を正確に予測できるようになってくるので、最初に立てたスケジュールと自分の実際の行動の差が小さくなってきます。
スケジュールのポイントまとめ
- ツールはGoogleカレンダーがおすすめ
- 最初に仕事以外ことも含めて全て行動のスケジュールを決める
- 急なスケジュールが入れられるようにバッファーも「予定」としてスケジュールに入れる
- 行動のログを録り予測と実際の差を比較する
是非、試してみてください！＾＾
